Als u begint met het uploaden van beelden in het systeem moet u zich de volgende zaken vooraf realiseren:

• Bereidt een mappenstructuur voor. Een goede mappenstructuur helpt u bij het organiseren van uw archief. Dus denkt u daarover na en creëer deze mappenstructuur met “Nieuwe folder”
• U heeft met het uploaden van bestanden de mogelijkheid om uit drie manieren van uploaden te kiezen. Via "tabs" kunt u kiezen voor verschillende upload methoden. Een enkele bestand via een file browse, meerdere bestanden via de Flash uploader en een mogelijkheid om via Java de bestanden te uploaden. Lees meer hierover in Bestanden uploaden.
• Verzamel voor de upload alle informatie m.b.t. de verplichte velden die ingevoerd moeten worden (metadata)! Eventueel kunt u de gewenste metadata vullen met een ander programma, dat XMP en IPTC metadata ondersteund.